Þegar stór verkefni eru þróuð er styrkur eins starfsmanns oft ekki nægur. Heilur hópur sérfræðinga tekur þátt í slíkri vinnu. Eðlilega ætti hvert þeirra að hafa aðgang að skjalinu, sem er hlutur sameiginlegrar vinnu. Í þessu sambandi verður málið að tryggja samtímis sameiginlegan aðgang mjög brýnt. Excel hefur til ráðstöfunar verkfæri sem geta veitt það. Við skulum skilja blæbrigði Excel forritsins við skilyrði samtímis vinnu nokkurra notenda með einni bók.
Teymisvinnuferli
Excel getur ekki aðeins veitt almennan aðgang að skránni, heldur einnig leyst nokkur önnur vandamál sem birtast í tengslum við samvinnu við eina bók. Til dæmis, forritstæki leyfa þér að fylgjast með breytingum sem gerðar eru af mismunandi þátttakendum, svo og samþykkja eða hafna þeim. Við munum komast að því hvað forritið getur boðið notendum sem glíma við svipað verkefni.
Hlutdeild
En við byrjum öll á því að reikna út hvernig eigi að deila skrá. Í fyrsta lagi verður að segjast að ekki er hægt að framkvæma málsmeðferðina til að virkja samvinnuhaminn við bók á netþjóninum, heldur aðeins á tölvunni á staðnum. Þess vegna, ef skjalið er geymt á netþjóninum, þá verður það í fyrsta lagi að flytja það á tölvuna þína og þar ættu allar aðgerðir sem lýst er hér að neðan þegar að vera gerðar.
- Eftir að bókin er búin til skaltu fara á flipann „Rifja upp“ og smelltu á hnappinn „Aðgangur að bókinni“sem er staðsett í verkfærakassanum „Breyta“.
- Síðan er aðgangsstýringarglugginn virkur. Merktu við reitinn við hliðina á færibreytunni í honum. „Leyfa mörgum notendum að breyta bókinni á sama tíma“. Næst skaltu smella á hnappinn „Í lagi“ neðst í glugganum.
- Gluggi birtist þar sem þú ert beðin um að vista skrána með þeim breytingum sem gerðar hafa verið á henni. Smelltu á hnappinn „Í lagi“.
Eftir ofangreind skref verður samnýting skjalsins frá mismunandi tækjum og undir mismunandi notendareikningum opin. Þetta er gefið til kynna með því að í efri hluta gluggans á eftir titli bókarinnar birtist aðgangsstillingin - „Almennt“. Nú er aftur hægt að flytja skrána yfir á netþjóninn.
Parameter stilling
Að auki, allt í sama skráaraðgangsglugga, getur þú stillt samtímis aðgerðastillingarnar. Þú getur gert þetta strax þegar þú kveikir á samvinnuham, eða þú getur breytt stillingunum aðeins seinna. En auðvitað er aðeins aðal notandinn sem samhæfir heildarvinnuna með skránni sem getur stjórnað þeim.
- Farðu í flipann „Upplýsingar“.
- Hér er hægt að tilgreina hvort halda skuli breytingaskránni, og ef svo er, hvaða tíma (sjálfgefið, 30 dagar).
Það ákvarðar einnig hvernig eigi að uppfæra breytingarnar: aðeins þegar bókin er vistuð (sjálfgefið) eða eftir tiltekinn tíma.
Mjög mikilvæg breytu er hluturinn „Fyrir misvísandi breytingar“. Það gefur til kynna hvernig forritið ætti að haga sér ef nokkrir notendur eru samtímis að breyta sömu reit. Sjálfgefið er að stöðug beiðni sé stillt, aðgerðir þeirra sem taka þátt í verkefninu hafa kosti. En þú getur falið í sér stöðugt ástand þar sem kosturinn verður alltaf sá sem náði að bjarga breytingunni fyrst.
Að auki, ef þú vilt, geturðu slökkt á prentvalkostum og síum úr persónulegu yfirliti með því að haka við samsvarandi hluti.
Eftir það, ekki gleyma að fremja breytingarnar sem gerðar voru með því að smella á hnappinn „Í lagi“.
Opna samnýtt skrá
Að opna skrá þar sem samnýting er virk hefur nokkra eiginleika.
- Ræstu Excel og farðu á flipann Skrá. Næst skaltu smella á hnappinn „Opið“.
- Opinn gluggi bókarinnar byrjar. Farðu í möppu netþjónsins eða harða diskinn þar sem bókin er staðsett. Veldu nafn þess og smelltu á hnappinn „Opið“.
- Almenna bókin opnast. Nú, ef þess er óskað, getum við breytt því nafni sem við munum setja skrárbreytingarnar inn í annálinn. Farðu í flipann Skrá. Næst förum við yfir í hlutann „Valkostir“.
- Í hlutanum „Almennt“ það er stillingarblokk „Sérsníða Microsoft Office“. Hér á sviði Notandanafn Þú getur breytt heiti reikningsins þíns í hvert annað. Eftir að öllum stillingum er lokið, smelltu á hnappinn „Í lagi“.
Nú geturðu byrjað að vinna með skjalið.
Skoða aðgerðir félaga
Samstarf gerir ráð fyrir stöðugu eftirliti og samræmingu aðgerða allra meðlima hópsins.
- Að vera á flipanum til að skoða aðgerðir sem tiltekinn notandi hefur framkvæmt meðan hann vinnur að bók „Rifja upp“ smelltu á hnappinn Leiðréttingarsem er í verkfærahópnum „Breyta“ á segulbandinu. Smellið á hnappinn í valmyndinni sem opnast Auðkenndu leiðréttingar.
- Glugginn til að skoða plástur opnast Eftir að bókinni er deilt er sjálfkrafa kveikt á leiðréttingum á leiðréttingum eins og sést af gátmerki við hliðina á samsvarandi hlut.
Allar breytingar eru skráðar, en á skjánum eru þær sjálfgefnar birtar sem litamerki frumna í efra vinstra horninu, aðeins síðan síðast var skjalið vistað af einum notenda. Ennfremur er tekið tillit til leiðréttinga allra notenda á öllu svið blaðsins. Aðgerðir hvers þátttakanda eru merktar í sérstökum lit.
Ef þú sveima yfir merktri hólf opnast athugasemd sem sýnir hver og hvenær samsvarandi aðgerð var framkvæmd.
- Til að breyta reglum um birtingu leiðréttinga snúum við aftur til stillingargluggans. Á sviði „Eftir tíma“ Eftirfarandi valkostir eru í boði til að velja tímabil til að skoða lagfæringar:
- sýna síðan síðast vistað;
- allar leiðréttingar sem geymdar eru í gagnagrunninum;
- þeim sem ekki hefur enn verið skoðað;
- frá og með tilteknum degi.
Á sviði „Notandi“ þú getur valið ákveðinn þátttakanda sem leiðréttingarnar verða birtar eða skilið eftir aðgerðir allra notenda nema sjálfan þig.
Á sviði „Innan sviðs“, þú getur tilgreint tiltekið svið á blaði, sem tekur mið af aðgerðum liðsmanna til að birta á skjánum þínum.
Að auki, með því að haka við reitina við hliðina á einstökum atriðum, geturðu gert eða slökkt á auðkenningarleiðréttingum á skjánum og birt breytingar á sérstöku blaði. Eftir að allar stillingar hafa verið settar, smelltu á hnappinn „Í lagi“.
- Eftir það verða aðgerðir þátttakenda sýndar á blaði að teknu tilliti til innstilltra stillinga.
Umsögn notenda
Aðalnotandinn hefur getu til að beita eða hafna breytingum annarra þátttakenda. Til þess þarf eftirfarandi skref.
- Að vera í flipanum „Rifja upp“smelltu á hnappinn Leiðréttingar. Veldu hlut Samþykkja / hafna leiðréttingum.
- Næst opnast gluggi yfir endurskoðun. Í því verður þú að gera stillingar til að velja þær breytingar sem við viljum samþykkja eða hafna. Aðgerðirnar í þessum glugga eru gerðar eftir sömu gerð og við töldum í fyrri hlutanum. Eftir að stillingarnar eru gerðar, smelltu á hnappinn „Í lagi“.
- Í næsta glugga birtast allar leiðréttingar sem fullnægja breytunum sem við völdum áður. Eftir að hafa bent á ákveðna leiðréttingu á lista yfir aðgerðir og smellt á samsvarandi hnapp sem er staðsettur neðst í glugganum undir listanum geturðu samþykkt þetta atriði eða hafnað því. Einnig er möguleiki á samþykki eða höfnun á öllum þessum aðgerðum.
Eyða notanda
Stundum þarf að eyða einstökum notanda. Þetta gæti stafað af því að hann yfirgaf verkefnið og eingöngu af tæknilegum ástæðum, til dæmis ef reikningurinn var rangur færður eða þátttakandinn byrjaði að vinna úr öðru tæki. Í Excel er slíkt tækifæri.
- Farðu í flipann „Rifja upp“. Í blokk „Breyta“ á borði smelltu á hnappinn „Aðgangur að bókinni“.
- Kunnuglegi glugginn fyrir aðgangsstýringu skrár opnast. Í flipanum Breyta Það er listi yfir alla notendur sem vinna með þessa bók. Veldu nafn þess sem þú vilt fjarlægja og smelltu á hnappinn Eyða.
- Eftir það opnast valmynd þar sem varað er við því að ef þessi þátttakandi er að breyta bókinni á þessari stundu, þá verða allar aðgerðir hans ekki vistaðar. Smelltu á ef þú ert viss um ákvörðun þína „Í lagi“.
Notandanum verður eytt.
Almennar takmarkanir á bókum
Því miður, samtímis vinna með skrá í Excel gerir ráð fyrir fjölda takmarkana. Í sameiginlegri skrá getur enginn notendanna, þar með talinn aðalþátttakandinn, framkvæmt eftirfarandi aðgerðir:
- Búðu til eða breyttu skriftum;
- Búðu til töflur
- Aðskilja eða sameina frumur;
- Vinna með XML gögn
- Búðu til ný borð;
- Eyða blöðum;
- Framkvæma skilyrt snið og fjölda annarra aðgerða.
Eins og þú sérð eru takmarkanirnar nokkuð mikilvægar. Ef þú getur til dæmis oft gert án þess að vinna með XML gögn, þá geturðu ekki ímyndað þér að vinna í Excel án þess að búa til töflur. Hvað á að gera ef þú þarft að búa til nýja töflu, sameina frumur eða framkvæma aðra aðgerð af listanum hér að ofan? Það er til lausn og það er alveg einfalt: þú þarft að slökkva á samnýtingu skjala tímabundið, gera nauðsynlegar breytingar og tengja síðan samstarfseiginleikann aftur.
Slökkva á samnýtingu
Þegar vinnu við verkefnið er lokið, eða, ef það er nauðsynlegt að gera breytingar á skránni, listanum sem við ræddum um í fyrri hlutanum, ættir þú að slökkva á samvinnuhamnum.
- Í fyrsta lagi verða allir þátttakendur að vista breytingarnar og loka skránni. Aðeins aðalnotandinn er eftir til að vinna með skjalið.
- Ef þú þarft að vista aðgerðarskrána eftir að samnýttan aðgang hefur verið fjarlægður, þá er það í flipanum „Rifja upp“smelltu á hnappinn Leiðréttingar á segulbandinu. Veldu í valmyndinni sem opnast „Auðkenndu leiðréttingar ...“.
- Hápunktur plástrarins opnast. Raða þarf stillingum hér á eftirfarandi hátt. Á sviði „Í tíma“ stilla færibreytu „Allt“. Andstæða reit nöfn „Notandi“ og „Innan sviðs“ ætti að haka við. Sambærilega aðferð verður að fara fram með breytunni „Lýstu leiðréttingar á skjánum“. En fjær breytunni „Gerðu breytingar á sérstöku blaði“þvert á móti, að setja merki. Eftir að öllum ofangreindum aðgerðum er lokið, smelltu á hnappinn „Í lagi“.
- Eftir það mun forritið mynda nýtt blað sem heitir Tímarit, sem mun innihalda allar upplýsingar um að breyta þessari skrá í formi töflu.
- Nú er eftir að slökkva beint á samnýtingu. Til að gera þetta er að finna í flipanum „Rifja upp“, smelltu á hnappinn sem við þekkjum nú þegar „Aðgangur að bókinni“.
- Samnýtingarglugginn byrjar. Farðu í flipann Breytaef glugganum var hleypt af stokkunum í öðrum flipa. Taktu hakið úr hlutnum „Leyfa mörgum notendum að breyta skránni á sama tíma“. Smelltu á hnappinn til að laga breytingarnar „Í lagi“.
- Gluggi opnast þar sem varað er við því að framkvæmd þessa aðgerðar geri það ómögulegt að deila skjalinu. Ef þú ert öruggur í ákvörðuninni, smelltu síðan á hnappinn Já.
Eftir ofangreind skref verður skrá hlutdeild lokuð og plásturskráin verður hreinsuð. Upplýsingar um áður framkvæmdar aðgerðir má nú sjá í formi töflu eingöngu á blaði Tímarithafi verið gripið til viðeigandi aðgerða til að vista þessar upplýsingar áður.
Eins og þú sérð veitir Excel forritið möguleika á að deila skrám og vinna samtímis með það. Að auki með sérstökum tækjum geturðu fylgst með aðgerðum einstakra meðlima vinnuhópsins. Þessi háttur hefur enn nokkrar hagnýtar takmarkanir sem þó er hægt að sniðganga með því að slökkva tímabundið á sameiginlegum aðgangi og framkvæma nauðsynlegar aðgerðir við venjulegar vinnuskilyrði.
