Til að auðvelda vinnu með stórum fjölda gagna í töflum verður alltaf að panta þau samkvæmt sérstöku viðmiði. Að auki, til að uppfylla ákveðin markmið, er stundum ekki þörf á öllu gagnaferlinum, heldur aðeins einstökum línum. Þess vegna, til að rugla ekki saman í gífurlegu magni af upplýsingum, er skynsamleg lausn að skipuleggja gögnin og sía þau frá öðrum niðurstöðum. Við skulum komast að því hvernig gögn eru flokkuð og síuð í Microsoft Excel.
Auðveld flokkun gagna
Flokkun er eitt þægilegasta verkfærið þegar þú vinnur í Microsoft Excel. Með því að nota það geturðu raðað línum töflunnar í stafrófsröð, samkvæmt gögnum í dálkfrumum.
Flokkun gagna í Microsoft Excel er hægt að framkvæma með því að nota „Raða og sía“ hnappinn, sem er staðsettur á flipanum „Heim“ á borði á „Breyta“ tækjastikunni. En í fyrsta lagi verðum við að smella á hvern reit í dálkinum sem við ætlum að flokka eftir.
Til dæmis, í töflunni hér að neðan, ættir þú að raða starfsmönnum í stafrófsröð. Við komum inn í hvaða reit sem er í dálknum „Nafn“ og smellum á hnappinn „Raða og sía“. Til að raða nöfnum í stafrófsröð skaltu velja „Raða frá A til Ö“ af listanum sem birtist.
Eins og þú sérð eru öll gögn í töflunni sett í samræmi við stafrófsröð nafnalista.
Til að raða í öfugri röð, í sömu valmynd, veldu hnappinn Raða frá Z til A. "
Listinn er endurraðað í öfugri röð.
Rétt er að taka fram að flokkun af þessu tagi er aðeins gefin upp með textagagnasniði. Til dæmis, á tölulegu sniði, er flokkunin „Frá lágmarki í hámark“ (og öfugt) tilgreind og fyrir dagsetningarsniðið „Frá gömlu í nýtt“ (og öfugt).
Sérsniðin flokkun
En eins og þú sérð, með tilgreindum tegundum flokkunar eftir einu gildi, er gögnum sem innihalda nöfn sama aðila raðað innan sviðs í handahófskenndri röð.
En hvað ef við viljum raða nöfnum í stafrófsröð, en til dæmis, ef nafnið passar, vertu viss um að gögnunum sé raðað eftir dagsetningu? Til að gera þetta, svo og til að nota ýmsa aðra eiginleika, allt í sama "Raða og sía" valmynd, verðum við að fara í hlutinn „Sérsniðin flokkun ...“.
Eftir það opnast glugginn fyrir flokkunarstillingar. Ef borðið þitt er með hausum, vinsamlegast hafðu það í huga að í þessum glugga verður að vera merkt við hliðina á valkostinum „Gögnin mín innihalda hausa“.
Tilgreinið heiti dálksins í reitinn „Dálkur“ með flokkun. Í okkar tilviki er þetta dálkur „Nafn“. Reiturinn „Raða“ gefur til kynna hvaða tegund efnis verður flokkuð. Það eru fjórir valkostir:
- Gildi;
- Klefi litur;
- Leturlitur;
- Klefi tákn.
En í langflestum tilvikum er hlutinn „Gildi“ notaður. Það er sjálfgefið stillt. Í okkar tilviki munum við einnig nota þennan tiltekna hlut.
Í dálkinum „Röð“ þurfum við að gefa til kynna í hvaða röð gögnunum verður raðað: „Frá A til Ö“ eða öfugt. Veldu gildi „Frá A til Ö“.
Svo settum við upp flokkun eftir einum af dálkunum. Til að stilla flokkun eftir öðrum dálki, smelltu á hnappinn „Bæta við stigi“.
Annað sett af reitum birtist sem ætti að fylla út þegar til að flokka eftir öðrum dálki. Í okkar tilfelli, eftir dálknum „Date“. Þar sem dagsetningarsniðið er sett í þessar frumur setjum við í reitinn „Röðun“ gildin ekki „Frá A til Ö“, heldur „Frá gömlu til nýju“ eða „Frá nýju til gömlu“.
Á sama hátt, í þessum glugga er hægt að stilla, ef nauðsyn krefur, flokkun eftir öðrum dálkum í forgangsröð. Þegar öllum stillingum er lokið, smelltu á „Í lagi“ hnappinn.
Eins og þú sérð, í töflunni okkar eru öll gögn flokkuð, fyrst af öllu eftir nöfnum starfsmanna og síðan eftir greiðsludagsetningum.
En þetta eru ekki allir möguleikar á sérsniðinni flokkun. Ef þess er óskað, í þessum glugga er hægt að stilla flokkun ekki eftir dálkum, heldur eftir línum. Smelltu á hnappinn „Valkostir“ til að gera þetta.
Í glugganum um flokkunarvalkosti sem opnast skaltu færa rofann frá stöðu "Sviðslínur" í stöðu "Sviðsdálka". Smelltu á hnappinn „Í lagi“.
Nú, á hliðstæðan hátt við fyrra dæmið, geturðu slegið inn gögn til flokkunar. Sláðu inn gögnin og smelltu á "Í lagi" hnappinn.
Eins og þú sérð, eftir það, er dálkunum skipt út samkvæmt færðum breytum.
Auðvitað, fyrir töfluna okkar, sem dæmi eru tekin, er notkun flokkunar með því að breyta staðsetningu dálkanna ekki sérstaklega gagnleg, en fyrir nokkrar aðrar töflur getur flokkun af þessu tagi verið mjög viðeigandi.
Sía
Að auki hefur Microsoft Excel gagnasíuaðgerð. Það gerir þér kleift að skilja aðeins eftir þau gögn sem þú telur nauðsynleg og fela restina. Ef nauðsyn krefur er alltaf hægt að færa falin gögn í sýnilegan ham.
Til að nota þessa aðgerð stöndum við á hvaða reit sem er í töflunni (og helst í hausnum), smelltu aftur á hnappinn „Raða og sía“ á „Editing“ tækjastikunni. En að þessu sinni skaltu velja hlutinn „Sía“ í valmyndinni sem birtist. Þú getur líka í staðinn fyrir þessar aðgerðir einfaldlega ýtt á takkasamsetninguna Ctrl + Shift + L.
Eins og þú sérð, í hólfunum með nöfnum allra dálkanna, birtist tákn í formi fernings, sem þríhyrningurinn, sem snýr á hvolf, er skrifaður inn í.
Við smellum á þetta tákn í dálkinum sem við ætlum að sía eftir. Í okkar tilviki ákváðum við að sía með nafni. Við þurfum til dæmis að skilja eftir gögn aðeins fyrir starfsmann Nikolaev. Taktu því hakið við nöfn allra annarra starfsmanna.
Þegar ferlinu er lokið smellirðu á „Í lagi“ hnappinn.
Eins og þú sérð voru aðeins raðir með nafni starfsmannsins Nikolaev eftir í töflunni.
Við skulum flækja verkefnið og skilja í töflunni aðeins gögnin sem tengjast Nikolaev fyrir III ársfjórðung 2016. Til að gera þetta, smelltu á táknið í reitnum „Date“. Taktu hakið úr mánuðunum „Maí“, „Júní“ og „Október“ á listanum sem opnast, þar sem þeir tilheyra ekki þriðja ársfjórðungi og smelltu á „Í lagi“ hnappinn.
Eins og þú sérð eru aðeins þau gögn sem við þurfum eftir.
Til að fjarlægja síuna eftir ákveðnum dálki og sýna falin gögn, smelltu aftur á táknið sem staðsett er í hólfinu með titlinum þessa dálks. Smelltu á hlutinn „Fjarlægja síu úr ...“ í valmyndinni sem opnast.
Ef þú vilt endurstilla síuna í heild samkvæmt töflunni, þá þarftu að smella á hnappinn „Raða og sía“ á borði og velja „Hreinsa“.
Ef þú þarft að fjarlægja síuna alveg, þá, eins og þegar þú keyrir hana, í sömu valmynd ættirðu að velja hlutinn „Sía“ eða slá inn flýtilykilinn Ctrl + Shift + L.
Að auki skal tekið fram að eftir að við kveiktum á „Sía“ aðgerðinni, þegar þú smellir á samsvarandi tákn í hólf töfluhaussins, verða flokkunaraðgerðirnar sem við ræddum hér að ofan tiltækar í valmyndinni sem birtist: „Raða frá A til Ö“ , Raða frá Z til A og Raða eftir lit.
Lexía: Hvernig á að nota sjálfvirka síu í Microsoft Excel
Snjallt borð
Einnig er hægt að virkja flokkun og síun með því að breyta gagnasvæðinu sem þú ert að vinna með í svokallaða snjalltöflu.
Það eru tvær leiðir til að búa til snjallt borð. Til þess að nota það fyrsta skaltu velja allt svæðið á töflunni og vera á flipanum „Heim“ og smella á hnappinn á borðið „Snið sem borð“. Þessi hnappur er staðsettur í „Styles“ verkfærakassanum.
Veldu næst einn af þeim stíl sem þú vilt á listanum sem opnast. Valið hefur ekki áhrif á virkni töflunnar.
Eftir það opnast valmynd þar sem þú getur breytt hnit töflunnar. En, ef þú valdir svæðið áður rétt, þá þarf ekkert annað að gera. Aðalmálið er að hafa í huga að það er hak við hliðina á færibreytunni „Tafla með hausum“. Næst skaltu bara smella á hnappinn „Í lagi“.
Ef þú ákveður að nota seinni aðferðina, þá þarftu líka að velja allt svæðið í töflunni, en að þessu sinni skaltu fara í "Setja inn" flipann. Héðan, á borði í töflunni verkfærakista, smelltu á Tafla hnappinn.
Eftir það, eins og síðast, opnast gluggi þar sem hægt er að stilla hnit töflunnar. Smelltu á hnappinn „Í lagi“.
Óháð því hvernig þú notar það þegar þú býrð til „snjalltöflu“, þá endar þú með töflu í hólfunum á hausnum sem síutáknin sem lýst er hér að ofan verða þegar sett upp.
Þegar þú smellir á þetta tákn verða öll sömu aðgerðir tiltækar og þegar sían er ræst á venjulegan hátt í gegnum „Raða og sía“ hnappinn.
Lexía: Hvernig á að búa til töflu í Microsoft Excel
Eins og þú sérð geta verkfæri til að flokka og sía, ef þau eru notuð rétt, auðveldað notendum að vinna með borðum. Málið varðandi notkun þeirra verður sérstaklega viðeigandi ef mjög stór gagnafylki er skráð í töflunni.
