Sækir gögn í Microsoft Excel

Þegar þú vinnur með Excel töflum verður þú oft að velja þær samkvæmt ákveðnu viðmiði eða samkvæmt nokkrum skilyrðum. Forritið getur gert þetta á ýmsa vegu með fjölda tækja. Við skulum komast að því hvernig hægt er að taka sýnishorn í Excel með ýmsum valkostum.

Sýnataka

Val á gögnum samanstendur af valaðferðinni úr almennu úrvali þessara niðurstaðna sem fullnægja tilteknum skilyrðum, með síðari afköst þeirra á blaði sem aðskildur listi eða í upprunalegu sviðinu.

Aðferð 1: notaðu háþróaðan autofilter

Auðveldasta leiðin til að velja er að nota háþróaðan autofilter. Hugleiddu hvernig þú getur gert þetta með ákveðnu dæmi.

1. Veldu svæðið á blaði, meðal gagna sem þú vilt velja. Í flipanum „Heim“ smelltu á hnappinn Raða og sía. Það er staðsett í stillingarreitnum. „Að breyta“. Smelltu á hnappinn á listanum sem opnast eftir þetta „Sía“.

   

   Það er tækifæri til að bregðast við öðruvísi. Til að gera þetta, eftir að þú hefur valið svæðið á blaði, farðu á flipann „Gögn“. Smelltu á hnappinn „Sía“sem er sett á spólu í hópnum Raða og sía.



2. Eftir þessa aðgerð birtast táknmyndir í haus töflunnar til að byrja að sía í formi litla þríhyrninga sem snúið er á hvolf á hægri brún frumanna. Við smellum á þetta tákn í fyrirsögninni í dálkinum sem við viljum gera val um. Farðu í hlutinn sem opnast „Textasíur“. Veldu næst staðsetningu „Sérsniðin sía ...“.



3. Sía gluggi notandans er virkur. Í því getur þú stillt mörkin sem valið verður gert á. Í fellivalmyndinni fyrir dálkinn sem inniheldur hólfin á númerasniði sem við notum sem dæmi, getur þú valið eina af fimm tegundum skilyrða:
   • jafnt og;
   • ekki jafnir;
   • meira;
   • meira eða jafnt;
   • minna.

   Við skulum setja dæmi sem skilyrði á þann hátt að aðeins er valið gildin sem tekjurnar eru meiri en 10.000 rúblur. Stilltu rofann í stöðu Meira. Sláðu inn gildið í hægri reitinn "10000". Smelltu á hnappinn til að framkvæma aðgerð „Í lagi“.



4. Eins og þú sérð voru eftir síun aðeins línur þar sem tekjurnar eru meiri en 10.000 rúblur.



5. En í sama dálki getum við bætt við seinna skilyrðinu. Til að gera þetta snúum við aftur til notendasíunargluggans. Eins og þú sérð, í neðri hluta þess er annar ástandsrofi og samsvarandi innsláttarsvið. Við skulum nú setja efri mörk valsins á 15.000 rúblur. Settu rofann í stöðu til að gera þetta Minna, og í reitinn til hægri færum við gildi "15000".

   Að auki er einnig ástandskipti. Hann hefur tvær stöður "Og" og „EÐA“. Sjálfgefið er að það er stillt á fyrstu stöðu. Þetta þýðir að aðeins raðir sem fullnægja báðum takmörkunum verða áfram í úrtakinu. Ef það verður sett í stöðu „EÐA“þá verða til gildi sem passa við eitthvað af þessum tveimur skilyrðum. Í okkar tilviki þarftu að stilla rofann á "Og", það er að láta þessa stillingu vera sjálfgefin. Eftir að öll gildi hafa verið slegin inn skaltu smella á hnappinn „Í lagi“.



6. Nú í töflunni eru aðeins línur þar sem tekjur eru ekki minna en 10.000 rúblur, en fara ekki yfir 15.000 rúblur.



7. Á sama hátt er hægt að stilla síur í öðrum dálkum. Á sama tíma er mögulegt að vista síun samkvæmt fyrri skilyrðum sem voru sett í dálkunum. Svo skulum við sjá hvernig síun er framkvæmd fyrir frumurnar á dagsetningarsniðinu. Smelltu á síu táknið í samsvarandi dálki. Smellið á listahlutina í röð „Sía eftir dagsetningu“ og Sérsniðin sía.



8. Sjálfvirkur síunargluggi notandans byrjar aftur. Við tökum val á niðurstöðum í töflunni frá 4. maí til 6. maí 2016 innifalið. Eins og við sjáum eru fleiri valkostir í vali á ástandi en fyrir númerasniðið. Veldu staðsetningu „Eftir eða jafnt“. Stilltu gildi í reitinn til hægri "04.05.2016". Í neðri reitnum skaltu stilla rofann í stöðu „Til eða jafnt“. Sláðu inn gildið í hægri reitinn "06.05.2016". Við skiljum eindrægni rofsins í sjálfgefinni stöðu - "Og". Til að beita síun í aðgerð, smelltu á hnappinn „Í lagi“.



9. Eins og þú sérð hefur listinn okkar verið lækkaður enn frekar. Nú eru aðeins línur eftir í henni, þar sem tekjurnar eru breytilegar frá 10.000 til 15.000 rúblur fyrir tímabilið 4. maí til 6. maí 2016 að meðtöldum.



10. Við getum endurstillt síunina í einum af dálkunum. Við munum gera þetta fyrir tekjugildi. Smelltu á sjálfvirka síunartáknið í samsvarandi dálki. Smelltu á hlutinn í fellivalmyndinni Fjarlægðu síu.



11. Eins og þú sérð, eftir þessar aðgerðir verður valið að fjárhæð tekna óvirkt og aðeins valið eftir dagsetningum verður eftir (frá 05/04/2016 til 05/06/2016).



12. Það er annar dálkur í þessari töflu - „Nafn“. Það inniheldur gögn á textaformi. Við skulum sjá hvernig á að búa til úrval með því að sía eftir þessum gildum.

    Smelltu á síu táknið í dálkiheitinu. Við förum í gegnum nöfn listans „Textasíur“ og „Sérsniðin sía ...“.



13. Sjálfvirkur síunargluggi notandans opnast aftur. Við skulum gera val um hluti „Kartöflur“ og Kjöt. Í fyrsta reitnum skaltu stilla ástandsrofann á „Jafnir“. Í reitinn hægra megin við það sláum við inn orðið „Kartöflur“. Neðri blokkarofinn er einnig settur í stöðu „Jafnir“. Gerðu skrá - á sviði á móti henni - Kjöt. Og þá gerum við það sem við gerðum ekki áður: stilla á samhæfingarstað skilyrða á „EÐA“. Nú birtist lína sem inniheldur einhver af tilgreindum skilyrðum á skjánum. Smelltu á hnappinn „Í lagi“.



14. Eins og þú sérð eru í nýju sýninu takmarkanir á dagsetningunni (frá 05/04/2016 til 05/06/2016) og með nafni (kartöflur og kjöt). Engar takmarkanir eru á fjárhæð tekna.



15. Þú getur fjarlægt síuna alveg á sama hátt og þú notaðir til að setja hana upp. Ennfremur skiptir ekki máli hvaða aðferð var notuð. Til að núllstilla síun, með því að vera á flipanum „Gögn“ smelltu á hnappinn „Sía“sem er settur í hóp Raða og sía.

    

    Seinni valkosturinn felur í sér að fara í flipann „Heim“. Þar smellum við á hnappinn á borði Raða og sía í blokk „Að breyta“. Smelltu á hnappinn á virku listanum „Sía“.

Með því að nota aðra af tveimur aðferðum hér að ofan verður síuninni eytt og niðurstöður valsins verður hreinsaðar. Það er, töflan mun sýna allan fjölda gagna sem hún hefur.

Lexía: Sjálfvirk síunaraðgerð í Excel

Aðferð 2: beita fylkisformúlu

Þú getur einnig valið með því að nota flókna fylkisformúlu. Ólíkt fyrri útgáfu gerir þessi aðferð ráð fyrir afrakstri niðurstöðunnar í sérstakri töflu.

1. Búðu til tóma töflu með sömu dálkaheitum í hausnum eins og uppsprettan á sama blaði.



2. Veldu allar tómar hólf í fyrsta dálki nýju töflunnar. Við setjum bendilinn í formúlulínuna. Bara hér verður sett inn formúla sem framleiðir úrval samkvæmt tilgreindum forsendum. Við veljum línurnar þar sem tekjurnar eru meiri en 15.000 rúblur. Í tiltekna dæminu okkar mun innsláttarformúlan líta svona út:

   = INDEX (A2: A29; LÁG (IF (15000 <= C2: C29; STRING (C2: C29); ""); STRING () - STRING ($ C $ 1)) - STRING ($ C $ 1))

   Auðvitað, í hverju tilviki, heimilisfang frumanna og sviðanna verður mismunandi. Í þessu dæmi er hægt að bera formúluna saman við hnitin á myndinni og laga hana að þínum þörfum.



3. Þar sem þetta er fylkisformúla, til að nota hana í aðgerð, þarftu að ýta ekki á hnappinn Færðu inn, og flýtilykla Ctrl + Shift + Enter. Við gerum það.



4. Með því að velja annan dálkinn með dagsetningum og setja bendilinn á formúlunni, kynnum við eftirfarandi tjáningu:

   = INDEX (B2: B29; LÁG (IF (15000 <= C2: C29; STRING (C2: C29); ""); STRING () - STRING ($ C $ 1)) - STRING ($ C $ 1))

   Ýttu á flýtilykilinn Ctrl + Shift + Enter.



5. Á sama hátt, í dálkinum með tekjur, töfum við inn formúluna sem hér segir:

   = INDEX (C2: C29; LÁG (IF (15000 <= C2: C29; STRING (C2: C29); ""); STRING () - STRING ($ C $ 1)) - STRING ($ C $ 1))

   Aftur er slegið inn flýtilykla Ctrl + Shift + Enter.

   Í öllum þremur tilvikum breytist aðeins fyrsta hnit gildi og restin af formúlunni er alveg eins.



6. Eins og þú sérð er taflan fyllt með gögnum, en útlit hennar er ekki alveg aðlaðandi, auk þess eru dagsetningargildin fyllt út rangt. Þarftu að laga þessa galla. Dagsetningin er röng því frumusnið samsvarandi dálks er algengt og við verðum að stilla dagsetningarsniðið. Veldu allan dálkinn, þar með talið hólf með villur, og smelltu á valið með hægri músarhnappi. Farðu á listann sem birtist "Hólf snið ...".



7. Opnaðu flipann í sniðglugganum sem opnast „Númer“. Í blokk „Númerasnið“ varpa ljósi á gildi Dagsetning. Í hægri hluta gluggans geturðu valið gerð dagsetningar. Eftir að stillingarnar eru settar, smelltu á hnappinn „Í lagi“.



8. Nú birtist dagsetningin rétt. En eins og við sjáum er allur neðri hluti töflunnar fylltur með frumum sem innihalda rangt gildi "# NUMBER!". Reyndar eru þetta frumur sem ekki voru næg gögn frá sýninu fyrir. Það væri meira aðlaðandi ef þeir væru yfirleitt tómir. Í þessu skyni munum við nota skilyrt snið. Veldu allar hólf í töflunni nema hausinn. Að vera í flipanum „Heim“ smelltu á hnappinn Skilyrt sniðstaðsett í verkfærablokkinni Stílar. Veldu á listanum sem birtist „Búðu til reglu ...“.



9. Veldu gerð reglunnar í glugganum sem opnast „Snið aðeins hólf sem innihalda“. Í fyrsta reitnum undir áletruninni „Sniðið aðeins hólf þar sem eftirfarandi skilyrði eru sönn“ veldu stöðu "Villur". Næst skaltu smella á hnappinn „Snið ...“.



10. Farðu í flipann í sniðglugganum sem byrjar Leturgerð og veldu hvítt í samsvarandi reit. Eftir þessar aðgerðir skaltu smella á hnappinn „Í lagi“.



11. Smellið á hnappinn með nákvæmlega sama nafni eftir að hafa farið aftur í gluggann til að búa til aðstæður.

Nú erum við með tilbúið sýnishorn fyrir tiltekna takmörkun í sérstakri rétt hönnuð töflu.

Lexía: Skilyrt snið í Excel

Aðferð 3: sýnataka samkvæmt nokkrum skilyrðum með því að nota formúluna

Rétt eins og þegar þú notar síu, með formúlunni, getur þú valið í samræmi við nokkrar aðstæður. Til dæmis munum við taka alla sömu upprunatöflu, og einnig tóma töflu þar sem niðurstöður verða birtar, með nú þegar framkvæmdri tölulegri og skilyrtri snið. Við settum fyrstu mörkin við neðri mörk valsins fyrir tekjur 15.000 rúblur, og seinna skilyrðið að efri mörk 20.000 rúblur.

1. Við komum inn í skilyrðin fyrir valið í sérstökum dálki.



2. Eins og í fyrri aðferð, veljum við tóma dálkana í nýju töflunni einn í einu og færum samsvarandi þrjár formúlur í þær. Bætið við eftirfarandi tjáningu í fyrsta dálki:

   = INDEX (A2: A29; LÁG (IF ((($ $ $ 2 = C2: C29); Lína (C2: C29); ""); Lína (C2: C29) -Lína ($ C $ 1)) - Lína ($ $ 1))

   Í eftirfarandi dálkum förum við inn nákvæmlega sömu formúlur og breytum aðeins hnitunum strax á eftir nafni rekstraraðila INDEX að samsvarandi dálkum sem við þurfum, á hliðstæðan hátt við fyrri aðferð.

   Ekki gleyma að slá inn lyklasamsetningu í hvert skipti sem þú slærð inn Ctrl + Shift + Enter.



3. Kosturinn við þessa aðferð miðað við þá fyrri er að ef við viljum breyta mörkum sýnisins, þá þurfum við ekki að breyta formúlunni í fylkingunni sjálfri, sem er í sjálfu sér mjög vandamál. Það er nóg í dálknum skilyrðin á blaði til að breyta mörkinúmerum í þau sem notandinn þarfnast. Niðurstöður valsins breytast sjálfkrafa strax.

Aðferð 4: slembiúrtak

Í Excel með sérstakri formúlu Gerðist af handahófi er einnig hægt að beita. Nauðsynlegt er að framleiða í sumum tilfellum þegar unnið er með mikið magn gagna, þegar nauðsynlegt er að setja fram almenna mynd án þess að hafa ítarleg greining á öllum gögnum í fylkingunni.

1. Vinstra megin við töfluna sleppum við einum dálki. Í hólfið í næsta dálki, sem er staðsett fjær fyrstu hólfinu með töflugögnum, sláum við inn formúluna:

   = RAND ()

   Þessi aðgerð sýnir handahófsnúmer. Til að virkja það, smelltu á hnappinn ENTER.



2. Til að búa til heila dálk af handahófi tölum skaltu setja bendilinn í neðra hægra hornið á reitnum sem inniheldur formúluna þegar. Fyllimerki birtist. Við drögum það niður með vinstri músarhnappi sem ýtt er samsíða gagnatöflunni til enda.



3. Nú höfum við úrval frumna fyllt með handahófi tölum. En það inniheldur formúlu Gerðist. Við þurfum að vinna með hrein gildi. Til að gera þetta, afritaðu í tóma dálkinn til hægri. Veldu úrval hólfa með slembivali. Staðsett í flipanum „Heim“smelltu á táknið Afrita á segulbandinu.



4. Veldu tóma dálk og hægrismelltu og beðið um samhengisvalmyndina. Í verkfærahópnum Settu inn valkosti veldu hlut „Gildi“lýst sem myndriti með tölum.



5. Eftir það, að vera í flipanum „Heim“, smelltu á táknið sem við þekkjum nú þegar Raða og sía. Stöðvaðu valið kl Sérsniðin flokkun.



6. Raðstillingarglugginn er virkur. Vertu viss um að haka við reitinn við hliðina á færibreytunni „Gögnin mín innihalda haus“ef það er hattur en ekkert gátmerki. Á sviði Raða eftir tilgreinið heiti dálksins sem inniheldur afrituð gildi handahófsnúmera. Á sviði „Raða“ skildu eftir sjálfgefnar stillingar. Á sviði „Panta“ þú getur valið færibreytuna sem "Stígandi"svo og "Lækkandi". Fyrir slembiúrtak skiptir þetta ekki máli. Eftir að stillingarnar eru gerðar, smelltu á hnappinn „Í lagi“.



7. Eftir það er öllum gildum töflunnar raðað í hækkandi eða lækkandi röð af handahófi tölum. Þú getur tekið hvaða fjölda fyrstu línanna sem er frá töflunni (5, 10, 12, 15 osfrv.) Og þær geta talist afleiðing slembiúrtaks.

Lexía: Raða og sía gögn í Excel

Eins og þú sérð er hægt að velja valið í Excel töflureikninum annað hvort með því að nota sjálfvirka síuna eða nota sérstakar formúlur. Í fyrra tilvikinu verður niðurstaðan birt í upprunalegu töflunni og í öðru - á sérstöku svæði. Það er hægt að gera val, bæði á einu ástandi og nokkrum. Þú getur einnig valið af handahófi með aðgerðinni Gerðist.