Áður en þú prentar út fullunnið skjal sem búið er til í einhverju forriti er mælt með því að forskoða hvernig það mun líta út á prenti. Reyndar er hugsanlegt að hluti þess falli ekki inn á prentsvæðið eða birtist rangt. Í þessum tilgangi í Excel er til svo tæki sem forsýning. Við skulum reikna út hvernig á að komast inn í það og hvernig á að vinna með það.
Notkun forsýningar
Aðaleinkenni forsýningarinnar er að skjalið í glugganum verður birt á sama hátt og eftir prentun, þar með talið blaðsíðun. Ef niðurstaðan sem þú sérð fullnægir ekki notandanum geturðu strax breytt Excel vinnubókinni.
Íhugaðu að vinna með forskoðun með því að nota dæmið um Excel 2010. Síðari útgáfur af þessu forriti hafa svipaða reiknirit fyrir þetta tól.
Farðu í forsýningarsvæði
Í fyrsta lagi munum við komast að því hvernig þú kemst inn á forsýningarsviðið.
- Vertu í glugganum í opinni Excel vinnubók, farðu í flipann Skrá.
- Næst förum við yfir í hlutann „Prenta“.
- Forskoðunarsviðið verður staðsett í hægri hluta gluggans sem opnast, þar sem skjalið birtist á því formi sem það mun líta út á prenti.
Þú getur einnig skipt út fyrir allar þessar aðgerðir fyrir einfaldan flýtilyklasamsetningu. Ctrl + F2.
Skiptu yfir í forskoðun í gömlum útgáfum af forritinu
En í útgáfum af forritinu fyrr en Excel 2010 er það að breytast í forskoðunarhlutanum nokkuð frábrugðið en í nútímalegum hliðstæðum. Við skulum dvelja stuttlega við reiknirit til að opna forsýningarsvæði fyrir þessi tilvik.
Til að fara í forsýningargluggann í Excel 2007, gerðu eftirfarandi:
- Smelltu á merkið Microsoft Office í efra vinstra horninu á keyrsluforritinu.
- Færðu bendilinn að hlutnum í sprettivalmyndinni „Prenta“.
- Viðbótarlisti yfir aðgerðir opnast í reitnum hægra megin. Í því þarftu að velja hlutinn „Forskoðun“.
- Eftir það opnast forsýningargluggi í sérstökum flipa. Ýttu á stóra rauða hnappinn til að loka honum „Loka forskoðunarglugga“.
Reikniritið til að skipta yfir í forskoðunargluggann í Excel 2003 er enn meira frábrugðið Excel 2010 og síðari útgáfum. Þó að það sé einfaldara.
- Smelltu á hlutinn í lárétta valmyndinni í opna dagskrárglugganum Skrá.
- Veldu á fellivalmyndinni „Forskoðun“.
- Eftir það opnast forsýningarglugginn.
Forskoða stillingar
Á forsýningarsvæði er hægt að skipta um forskoðunarmáta skjala. Þetta er hægt að gera með því að nota hnappana tvo sem eru staðsettir í neðra hægra horninu á glugganum.
- Með því að ýta á vinstri hnappinn Sýna reiti Skjalareitir birtast.
- Með því að færa bendilinn á viðkomandi reit og halda vinstri músarhnappi, ef nauðsyn krefur, geturðu aukið eða minnkað landamæri þess með því einfaldlega að færa þá, þannig að breyta bókinni til prentunar.
- Til að slökkva á skjánum af reitum, smelltu bara aftur á sama hnappinn og gerði kleift að sýna þá.
- Forskoðunarstilling á hægri hnappi - „Passa að síðu“. Eftir að hafa smellt á hana tekur símanin á sig víddirnar á forsýningarsvæðinu sem hún mun hafa á prenti.
- Til að gera þennan hátt óvirkan, smelltu bara á sama hnappinn aftur.
Skjalaleiðsögn
Ef skjalið samanstendur af nokkrum síðum er sjálfgefið að aðeins fyrsta þeirra er sýnilegt í forsýningarglugganum í einu. Neðst á forsýningarsvæðinu er núverandi blaðsíðunúmer og hægra megin við það er heildarfjöldi blaðsíðna í Excel vinnubókinni.
- Til að skoða viðkomandi síðu á forsýningarsvæðinu þarftu að keyra númer þess um lyklaborðið og ýta á takkann ENTER.
- Til að fara á næstu síðu, smelltu á þríhyrninginn sem er beint af horninu til hægri, sem er staðsettur hægra megin við símanúmerunina.
Til að fara á fyrri síðu, smelltu á þríhyrninginn til vinstri sem er staðsettur vinstra megin við númer blaðsíðunnar.
- Til að skoða bókina í heild sinni geturðu sett bendilinn á skrunstikuna lengst til hægri í glugganum, haldið vinstri músarhnappnum inni og dregið bendilinn niður þar til þú skoðar allt skjalið. Að auki geturðu notað hnappinn hér að neðan. Það er staðsett undir skrunröndinni og er þríhyrningur sem vísar niður. Í hvert skipti sem þú smellir á þetta tákn með vinstri músarhnappi verður skipt yfir á eina síðu.
- Á sama hátt er hægt að fara til upphafs skjalsins, en til þess ættirðu annað hvort að draga skrunarsláttinn upp eða smella á táknið í formi þríhyrnings sem vísar upp, sem er staðsett fyrir ofan skrunstikuna.
- Að auki er hægt að gera umbreytingar á ákveðnar síður skjalsins á forsýningarsvæði með stýrihnappunum á lyklaborðinu:
- Upp ör - umskipti yfir á eina blaðsíðu upp úr skjalinu;
- Ör niður - farðu einni síðu niður skjalið;
- Endir - fara til loka skjalsins;
- Heim - Farðu í upphaf skjalsins.
Bókagerð
Ef á forskoðuninni fannst þér ónákvæmni í skjalinu, villur eða þú ert ekki ánægður með hönnunina, ætti að breyta Excel vinnubókinni. Ef þú þarft að laga innihald skjalsins sjálfs, það er að segja gögnin sem það inniheldur, þá þarftu að fara aftur í flipann „Heim“ og framkvæma nauðsynlegar klippingaraðgerðir.
Ef þú þarft aðeins að breyta útliti skjalsins á prenti, þá er hægt að gera þetta í reitnum "Stilling" kafla „Prenta“staðsett vinstra megin við forsýningarsvæðið. Hér er hægt að breyta stefnumörkun eða stigstærð á blaðsíðu, ef það passar ekki á eitt prentað blað, stilla spássíurnar, skipta skjalinu í afrit, velja pappírsstærð og framkvæma nokkrar aðrar aðgerðir. Eftir að nauðsynlegar breytingar hafa verið gerðar geturðu sent skjalið til prentunar.
Lexía: Hvernig á að prenta síðu í Excel
Eins og þú sérð með því að nota forsýningartólið í Excel geturðu séð hvernig það mun líta út þegar það er prentað áður en skjal birtist á prentaranum. Ef birt niðurstaðan samsvarar ekki heildinni sem notandinn vill fá, þá getur hann breytt bókinni og sent hana síðan til prentunar. Þannig mun tími og rekstrarvörur til prentunar (andlitsvatn, pappír osfrv.) Sparast í samanburði við ef þú þyrftir að prenta sama skjalið nokkrum sinnum, ef það er ekki hægt að sjá hvernig það mun líta út á prenti með skjár.
