Að minnka skráarstærð í Microsoft Excel

Þegar unnið er í Excel eru sumar töflur nokkuð áhrifamiklar að stærð. Þetta leiðir til þess að stærð skjalsins eykst, nær stundum jafnvel tugi megabæta eða meira. Með því að auka þyngd Excel vinnubókar leiðir ekki aðeins til þess að plássið sem hún tekur á harða disknum eykst, heldur meira um vert, að hægja á hraða ýmissa aðgerða og ferla í henni. Einfaldlega sagt, þegar unnið er með slíkt skjal fer Excel að hægja á sér. Þess vegna skiptir máli um hagræðingu og fækkun á stærð slíkra bóka. Við skulum sjá hvernig á að minnka skráarstærðina í Excel.

Málsmeðferð við lækkun bókastærðar

Þú ættir að hagræða gróinni skrá í nokkrar áttir í einu. Margir notendur eru ekki meðvitaðir en oft inniheldur Excel vinnubók mikið af óþarfa upplýsingum. Þegar skjal er lítil, tekur enginn eftir því mikla athygli, en ef skjalið er orðið fyrirferðarmikið þarftu að fínstilla það samkvæmt öllum mögulegum breytum.

Aðferð 1: minnkaðu starfssviðið

Vinnusviðið er svæðið þar sem Excel man eftir aðgerðunum. Þegar rifjað er upp skjal er forritið endurtekið allar hólf í vinnusvæðinu. En það samsvarar ekki alltaf það svið sem notandinn virkar í. Til dæmis, pláss sem óvart er komið langt fyrir neðan töfluna, mun stækka vinnusviðið til þess frumefnis þar sem þetta rými er. Það kemur í ljós að Excel mun í hvert skipti sem sagt er frá vinna fullt af tómum frumum. Við skulum sjá hvernig á að laga þetta vandamál með því að nota dæmi um ákveðna töflu.

1. Fyrst skaltu skoða þyngd sína áður en hagræðing er gerð til að bera saman hvað það verður eftir málsmeðferðina. Þetta er hægt að gera með því að fara á flipann Skrá. Farðu í hlutann „Upplýsingar“. Í hægri hluta gluggans sem opnast eru helstu eiginleikar bókarinnar tilgreindir. Fyrsti hlutur eiginleika er stærð skjalsins. Eins og þú sérð, í okkar tilfelli er það 56,5 kílóbæti.



2. Fyrst af öllu, ættir þú að komast að því hversu mikið raunverulegt vinnusvæði blaðsins er frábrugðið því sem notandinn þarfnast raunverulega. Þetta er frekar einfalt. Við komum inn í hvaða reit töflunnar sem er og sláum inn lyklasamsetningu Ctrl + Lok. Excel flytur strax í síðustu hólf, sem forritið telur lokaþátt vinnusvæðisins. Eins og þú sérð, í okkar sérstöku tilfelli, þá er þetta lína 913383. Í ljósi þess að taflan tekur í raun aðeins fyrstu sex línurnar getum við fullyrt að 913377 línur eru í raun gagnslaus álag, sem eykur ekki aðeins skráarstærðina, heldur vegna þess stöðugur endurútreikningur á öllu sviðinu eftir forritinu þegar einhver framkvæmd er, hægir á vinnunni á skjalinu.

   

   Auðvitað, í raun er svo stórt bil milli raunverulegs vinnusviðs og þess sem Excel tekur fyrir það mjög sjaldgæft, og við tókum svo margar línur til að fá skýrleika. Þó, stundum eru jafnvel tilvik þar sem vinnusvæðið er allt svæðið á blaði.

3. Til þess að laga þetta vandamál þarftu að eyða öllum línum, frá fyrstu tómu til enda blaðsins. Til að gera þetta skaltu velja fyrstu hólfið, sem er strax fyrir neðan töfluna, og sláðu inn lyklasamsetninguna Ctrl + Shift + Down Arrow.



4. Eins og þú sérð, eftir það voru allir þættir fyrsta dálksins valdir, byrjaðir frá tilgreindri reit til enda töflunnar. Smelltu síðan á innihaldið með hægri músarhnappi. Veldu í samhengisvalmyndinni sem opnast Eyða.

   

   Margir notendur reyna að eyða með því að smella á hnappinn. Eyða á lyklaborðinu, en það er ekki rétt. Þessi aðgerð hreinsar innihald frumanna, en eyðir þeim ekki sjálfum. Þess vegna, í okkar tilfelli, mun það ekki hjálpa.

5. Eftir að við völdum hlutinn „Eyða ...“ í samhengisvalmyndinni opnast lítill gluggi til að eyða hólfum. Við setjum rofann í stöðu í honum „Lína“ og smelltu á hnappinn „Í lagi“.



6. Öllum línum af völdum sviðum hefur verið eytt. Vertu viss um að vista bókina með því að smella á diskatáknið í efra vinstra horninu á glugganum.



7. Við skulum sjá hvernig þetta hjálpaði okkur. Veldu hvaða reit sem er í töflunni og sláðu inn flýtileið Ctrl + Lok. Eins og þú sérð valdi Excel síðustu reit töflunnar, sem þýðir að hún er nú síðasti þátturinn í vinnusvæðinu á blaði.



8. Farðu nú yfir í hlutann „Upplýsingar“ flipa Skrátil að komast að því hversu mikið hefur dregið úr þyngd skjalsins okkar. Eins og þú sérð er það nú 32,5 KB. Mundu að fyrir hagræðingaraðferðina var stærð hennar 56,5 Kb. Þannig var það fækkað um meira en 1,7 sinnum. En í þessu tilfelli er aðalárangurinn ekki einu sinni að draga úr vægi skjalsins, heldur að forritið er nú laust við að endurútreikna hið raunverulega ónotaða svið, sem mun auka verulega hraða vinnslu skjalsins.

Ef bókin er með nokkur blöð sem þú vinnur með þarftu að framkvæma svipaða aðferð og hvert þeirra. Þetta mun draga enn frekar úr stærð skjalsins.

Aðferð 2: Eyddu yfir snið út

Annar mikilvægur þáttur sem gerir Excel skjal erfiðara er of snið. Þetta getur falið í sér notkun ýmiss konar leturgerða, landamæra, fjöldasniðs, en fyrst og fremst varðar það fyllingu hólfa með mismunandi litum. Svo áður en þú forsniðir skrána að auki þarftu að hugsa sig tvisvar um hvort það sé örugglega þess virði eða hvort þú getir auðveldlega gert án þessarar aðferðar.

Þetta á sérstaklega við um bækur sem innihalda mikið magn upplýsinga, sem í sjálfu sér eru nú þegar talsverðar. Að bæta snið við bók getur aukið þyngd sína jafnvel nokkrum sinnum. Þess vegna þarftu að velja miðju milli sýnileika framsetningar upplýsinga í skjalinu og skráarstærðar, beita sniði aðeins þar sem það er raunverulega þörf.

Annar þáttur sem tengist formun vigtunar er að sumir notendur kjósa að fylla of mikið af frumum. Það er, þeir forsníða ekki aðeins töfluna sjálfa, heldur einnig sviðið sem er undir henni, stundum jafnvel til loka blaðsins, með von um að þegar nýjum línum er bætt við töfluna, þá verður ekki nauðsynlegt að forsníða þau aftur í hvert skipti.

En það er ekki vitað nákvæmlega hvenær nýjum línum verður bætt við og hversu mörgum verður bætt við, og með svona forkeppni sniðs muntu gera skrána þyngri núna, sem mun einnig hafa neikvæð áhrif á vinnuhraða með þessu skjali. Þess vegna, ef þú notaðir snið á tóma hólf sem eru ekki með í töflunni, verður að fjarlægja það.

1. Í fyrsta lagi þarftu að velja allar frumur sem eru staðsettar undir sviðinu með gögnin. Til að gera þetta, smelltu á númer fyrstu tómu línunnar á lóðréttu hnitaspjaldinu. Öll línan er auðkennd. Eftir það notum við þá þekkingu sem er þegar vel þekktur Ctrl + Shift + Down Arrow.



2. Eftir það verður allt svið línanna undir þeim hluta töflunnar, fyllt með gögnum, auðkennt. Að vera í flipanum „Heim“ smelltu á táknið „Hreinsa“staðsett á borði í verkfærakistunni „Að breyta“. Lítill matseðill opnast. Veldu staðsetningu í því „Hreinsa snið“.



3. Eftir þessa aðgerð verður sniði eytt í öllum reitum á völdum sviðum.



4. Á sama hátt er hægt að fjarlægja óþarfa snið í töflunni sjálfri. Til að gera þetta, veldu einstakar frumur eða svið þar sem við teljum snið vera lítið gagnlegt, smelltu á hnappinn „Hreinsa“ á borði og af listanum, veldu „Hreinsa snið“.



5. Eins og þú sérð hefur snið á völdum töflu sviðsins verið fjarlægð alveg.



6. Eftir það snúum við aftur til þessa sviðs nokkurra forsniðaþátta sem við teljum viðeigandi: landamæri, númerasnið osfrv.

Ofangreind skref munu hjálpa til við að draga verulega úr stærð Excel vinnubókarinnar og flýta fyrir verkinu í henni. En það er betra að nota snið upphaflega aðeins þar sem það er sannarlega viðeigandi og nauðsynlegt en að eyða tíma seinna í að hámarka skjalið.

Lexía: Snið borða í Excel

Aðferð 3: eyða krækjum

Í sumum skjölum er mjög mikill fjöldi tengla þaðan sem gildin eru dregin. Þetta getur einnig dregið alvarlega úr vinnuhraðanum hjá þeim. Ytri tenglar við aðrar bækur eru sérstaklega áhrifamiklar í þessari sýningu, þó að innri hlekkir hafi einnig neikvæð áhrif á frammistöðu. Ef uppruni þess sem hlekkurinn tekur upplýsingarnar er ekki stöðugt uppfærður, það er, þá er það skynsamlegt að skipta um netföng í hólfunum fyrir venjuleg gildi. Þetta getur aukið hraðann við að vinna með skjal. Þú getur séð hvort tengillinn eða gildið er í tiltekinni reit á formúlunni þegar þú hefur valið frumefnið.

1. Veldu svæðið sem hlekkirnir eru í. Að vera í flipanum „Heim“smelltu á hnappinn Afrita sem er staðsett á borði í stillingahópnum Klemmuspjald.

   

   Að öðrum kosti, eftir að hafa auðkennt svið, geturðu notað snarhnappinn Ctrl + C.

2. Eftir að gögnin eru afrituð fjarlægjum við ekki úrvalið af svæðinu heldur smellum á þau með hægri músarhnappi. Samhengisvalmyndin er sett af stað. Í því í reitnum Settu inn valkosti þarf að smella á táknið „Gildi“. Það hefur mynd af tákni með tölunum sem sýndar eru.



3. Eftir það verður öllum hlekkjum á völdu svæði skipt út fyrir tölfræðileg gildi.

En hafðu í huga að þessi hagræðingarkostur Excel vinnubókar er ekki alltaf ásættanlegur. Það er aðeins hægt að nota þegar gögnin frá upprunalegum uppruna eru ekki kraftmikil, það er að segja að þau breytast ekki með tímanum.

Aðferð 4: sniðbreytingar

Önnur leið til að draga verulega úr skráarstærð er að breyta sniði. Þessi aðferð hjálpar líklega meira en einhver annar við að þjappa bókinni, þó að ofangreindir valkostir ættu einnig að nota í samsetningu.

Í Excel eru nokkur „innfædd“ skráarsnið - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Xls sniðið var grunnlenging fyrir forritsútgáfurnar Excel 2003 og fyrr. Það er þegar úrelt, en engu að síður, margir notendur halda áfram að nota það. Að auki eru stundum sem þú þarft að fara aftur í að vinna með gamlar skrár sem voru búnar til fyrir mörgum árum síðan þegar engin nútímaleg snið voru til. Svo ekki sé minnst á þá staðreynd að mörg forrit þriðja aðila sem ekki vita hvernig á að vinna úr síðari útgáfum af Excel skjölum vinna með bækur með þessari viðbót.

Þess ber að geta að bók með xls viðbótinni er miklu stærri en nútíma hliðstæða þess xlsx snið, sem Excel notar nú sem aðalritið. Í fyrsta lagi er þetta vegna þess að xlsx skrár eru í raun þjappað skjalasöfn. Þess vegna, ef þú notar xls viðbótina, en vilt draga úr þyngd bókarinnar, geturðu gert þetta einfaldlega með því að vista það aftur á xlsx sniði.

1. Til að umbreyta skjali úr xls sniði í xlsx snið, farðu á flipann Skrá.



2. Í glugganum sem opnast, gaum strax að hlutanum „Upplýsingar“, þar sem gefið er til kynna að skjalið vegur nú 40 Kbyte. Næst skaltu smella á nafnið "Vista sem ...".



3. Vista glugginn opnast. Ef þú vilt geturðu skipt yfir í nýja skrá í henni, en fyrir flesta notendur er þægilegra að geyma nýja skjalið á sama stað og heimildarmaðurinn. Hægt er að breyta heiti bókarinnar í reitnum „File name“, þó það sé ekki nauðsynlegt. Mikilvægast í þessari aðferð er að setja á sviði Gerð skráar gildi "Excel vinnubók (.xlsx)". Eftir það geturðu ýtt á hnappinn „Í lagi“ neðst í glugganum.



4. Eftir að sparnaðurinn er búinn skulum við fara í hlutann „Upplýsingar“ flipa Skráað sjá hve mikið hefur lækkað. Eins og þú sérð er það nú 13,5 KB á móti 40 KB fyrir viðskipti aðferð. Það er að segja bara með því að vista hana á nútímalegu sniði sem gerði það mögulegt að þjappa bókinni næstum þrisvar sinnum.

Að auki, í Excel er annað nútíma xlsb snið eða tvöfaldur bók. Í því er skjalið geymt í tvöföldri kóðun. Þessar skrár vega jafnvel minna en bækur á xlsx sniði. Að auki er tungumálið sem þau eru skrifuð á næst Excel. Þess vegna virkar það með slíkum bókum hraðar en með annarri viðbót. Á sama tíma er bókin með tilgreindu sniði hvað varðar virkni og möguleika á notkun ýmissa tækja (snið, aðgerðir, grafík osfrv.) Á engan hátt óæðri xlsx sniði og fer fram úr xls sniði.

Aðalástæðan fyrir því að xlsb varð ekki sjálfgefið snið í Excel er að forrit frá þriðja aðila geta varla unnið með það. Til dæmis, ef þú þarft að flytja upplýsingar frá Excel til 1C, er það hægt að gera með xlsx eða xls skjölum, en ekki með xlsb. En ef þú ætlar ekki að flytja gögn yfir í neitt forrit frá þriðja aðila, þá geturðu örugglega vistað skjalið á xlsb sniði. Þetta gerir þér kleift að draga úr stærð skjalsins og auka vinnuhraða í því.

Aðferðin til að vista skrána í xlsb viðbótinni er svipuð og við gerðum fyrir xlsx viðbótina. Í flipanum Skrá smelltu á hlutinn "Vista sem ...". Í vista glugganum sem opnast, á sviði Gerð skráar þarf að velja valkost "Excel tvöfaldur vinnubók (* .xlsb)". Smelltu síðan á hnappinn Vista.

Við skoðum vægi skjalsins í hlutanum „Upplýsingar“. Eins og þú sérð hefur það minnkað enn meira og er nú aðeins 11,6 KB.

Samantekt almennra niðurstaðna, við getum sagt að ef þú ert að vinna með skrá á xls sniði, þá er árangursríkasta leiðin til að draga úr stærð hennar að vista hana á nútíma xlsx eða xlsb sniði. Ef þú notar nú þegar gögn um viðbætur á skránni, til að draga úr þyngd þeirra, þá ættir þú að stilla vinnusvæðið rétt, fjarlægja óhófleg snið og óþarfa tengla. Þú munt fá mesta ávöxtunina ef þú framkvæmir allar þessar aðgerðir á flóknu svæði og takmarkaðu þig ekki við einn valkost.