Til þæginda býður Outlook tölvupóstsforritið notendum sínum möguleika á að svara sjálfkrafa við komandi skilaboð. Þetta getur einfaldað verkið með pósti verulega ef þú vilt senda sama svar til að bregðast við komandi bréfum. Þar að auki er hægt að stilla sjálfvirkt svar fyrir alla komandi og valvirkt.
Ef þú glímir við svipað vandamál, þá mun þessi kennsla hjálpa þér að einfalda vinnu með pósti.
Svo til að stilla sjálfvirkt svar í Outlook 2010 þarftu að búa til sniðmát og síðan stilla samsvarandi reglu.
Búðu til sjálfvirkt svar sniðmát
Byrjum frá byrjun - við munum útbúa bréfasniðmát sem verður sent til viðtakenda sem svar.
Fyrst skaltu búa til ný skilaboð. Smelltu á hnappinn „Búa til skilaboð“ á flipanum „Heim“.
Sláðu inn texta hér og forsnið hann ef þörf krefur. Þessi texti verður notaður í svarskilaboðunum.
Nú þegar verkinu með textanum er lokið, farðu í valmyndina "File" og veldu skipunina "Save As" þar.
Veldu „Vista sniðmát“ í „File Type“ listanum í vistunarglugganum og sláðu inn nafn sniðmátsins. Staðfestu nú vistunina með því að smella á "Vista" hnappinn. Nú er hægt að loka nýja skilaboðaglugganum.
Þetta lýkur gerð sniðmátsins fyrir sjálfvirkt svar og þú getur haldið áfram að stilla regluna.
Búðu til reglu fyrir sjálfvirkt svar við mótteknum skilaboðum
Til að fljótt búa til nýja reglu, farðu í "Aðal" flipann í aðal Outlook glugganum og í Færa hópnum smelltu á "Reglur" hnappinn og veldu síðan hlutinn "Stjórna reglum og tilkynningum".
Hérna smellum við á „Nýtt…“ og förum í töframanninn til að búa til nýja reglu.
Í hlutanum „Byrjaðu með tóma reglu“, smelltu á hlutinn „Notaðu regluna á skilaboðin sem ég fékk" og haltu áfram í næsta skref með því að smella á "Næsta" hnappinn.
Á þessu stigi, að jafnaði, þarf engin skilyrði að vera valin. Hins vegar, ef þú þarft að stilla svarið ekki fyrir öll komandi skilaboð, veldu nauðsynleg skilyrði með því að haka við kassa þeirra.
Næst skaltu fara í næsta skref með því að smella á viðeigandi hnapp.
Ef þú hefur ekki valið nein skilyrði, mun Outlook vara þig við að sérsniðna reglan gildi um alla komandi tölvupósta. Í tilvikum þegar við höfum þörf fyrir það staðfestum við með því að smella á „Já“ hnappinn eða smella á „Nei“ og stilla skilyrðin.
Í þessu skrefi veljum við aðgerðina með skilaboðunum. Þar sem við stilla sjálfvirkt svar við mótteknum skilaboðum, merktum við við reitinn „Svara með tilteknu sniðmáti.“
Neðst í glugganum þarftu að velja viðeigandi sniðmát. Til að gera þetta skaltu smella á hlekkinn „Specified Template“ og fara í valið á sniðmátinu sjálfu.
Ef á því stigi að búa til skilaboðasniðmátið breyttirðu ekki slóðinni og skildir allt eftir sjálfgefið, þá er í þessum glugga nóg að velja „Sniðmát í skráarkerfinu“ og sniðmátið sem búið var til birtist á listanum. Annars verður þú að smella á "Browse" hnappinn og opna möppuna þar sem þú vistaðir skrána með skilaboðasniðmátinu.
Ef merkt er við aðgerðina sem óskað er eftir og skjalið með sniðmátinu er valið, þá geturðu haldið áfram í næsta skref.
Þú getur stillt undantekningar hér. Það er, í þeim tilvikum þar sem sjálfvirka svarið mun ekki virka. Veldu nauðsynlegar aðstæður og stilltu þær ef nauðsyn krefur. Ef engar undantekningar eru í sjálfvirku svörunarreglunni þinni, haltu síðan áfram að lokastiginu með því að smella á "Næsta" hnappinn.
Reyndar þarftu ekki að stilla neitt hér, svo þú getur strax smellt á hnappinn „Ljúka“.
Nú, eftir stillingum og undantekningum, mun Outlook senda sniðmátið þitt sem svar við komandi tölvupósti. Regluhjálpin veitir þó aðeins einu sinni sjálfvirkt svar til hvers viðtakanda meðan á lotunni stendur.
Það er, um leið og þú ræsir Outlook, byrjar lotan. Það lýkur þegar þú hættir forritinu. Þannig að á meðan Outlook er í gangi verður engin endurtekin svör við viðtakandanum sem sendi nokkur skilaboð. Meðan á þinginu stendur býr Outlook til lista yfir notendur sem sjálfvirka svörunin var send til, sem forðast að senda aftur. En ef þú lokar Outlook og slærð hann inn aftur, þá er þessi listi núllstilltur.
Til að gera sjálfvirkt svar við mótteknum skilaboðum óvirkt skaltu bara haka við sjálfvirka svörunarregluna í glugganum „Stjórna reglum og tilkynningum“.
Með því að nota þessa handbók geturðu sett upp sjálfvirkt svar í Outlook 2013 og síðar.
