Microsoft Office svítan er með sérstakt forrit til að búa til gagnagrunn og vinna með þau - Aðgangur. Margir notendur kjósa hins vegar að nota þekktara forrit í þessum tilgangi - Excel. Þess má geta að þetta forrit hefur öll tæki til að búa til fullkominn gagnagrunn (DB). Við skulum komast að því hvernig á að gera þetta.
Sköpunarferli
Excel gagnagrunnurinn er skipulögð safn upplýsinga dreift yfir dálka og línur á blaði.
Samkvæmt sérstökum hugtökum eru gagnagrunnslínur nefndar „færslur“. Hver færsla inniheldur upplýsingar um einstaka hlut.
Dálkar eru kallaðir „reitir“. Hver reitur inniheldur sérstaka breytu fyrir allar skrár.
Það er, ramma hvers gagnagrunns í Excel er venjuleg tafla.
Borðsköpun
Þannig að í fyrsta lagi verðum við að búa til töflu.
- Við komum inn í fyrirsagnir sviðanna (dálka) gagnagrunnsins.
- Fylltu út heiti skrár (raðir) gagnagrunnsins.
- Við höldum áfram að fylla gagnagrunninn.
- Eftir að gagnagrunnurinn er fylltur, forsniðum við upplýsingarnar í honum að eigin vali (letur, landamæri, fylling, val, staðsetning texta miðað við hólfið osfrv.).
Þetta lýkur stofnun gagnagrunnsramma.
Lexía: Hvernig á að búa til töflu í Excel
Úthluta gagnagrunni eiginleikum
Til þess að Excel skynji töfluna ekki bara sem svið frumna, heldur sem gagnagrunn, þarf að fá viðeigandi eiginleika.
- Farðu í flipann „Gögn“.
- Veldu allt svið töflunnar. Hægri smellur. Smelltu á hnappinn í samhengisvalmyndinni "Úthluta nafni ...".
- Í línuritinu „Nafn“ tilgreinið nafnið sem við viljum nefna gagnagrunninn. Forsenda er að nafnið verður að byrja með bréfi og það ætti ekki að vera nein rými. Í línuritinu „Svið“ þú getur breytt heimilisfangi töflusvæðisins, en ef þú velur það rétt, þá þarftu ekki að breyta neinu hér. Þú getur valið tilgreina athugasemd í sérstökum reit en þessi færibreytur er valfrjáls. Eftir að allar breytingar eru gerðar, smelltu á hnappinn „Í lagi“.
- Smelltu á hnappinn Vista í efri hluta gluggans eða sláðu inn flýtilykilinn Ctrl + S, í því skyni að vista gagnagrunninn á harða diskinum eða færanlegur miðill sem er tengdur við tölvuna.
Við getum sagt að eftir það höfum við nú þegar tilbúinn gagnagrunn. Þú getur unnið með það í ríkinu eins og það er kynnt núna, en mörg tækifæri munu skerðast. Hér að neðan munum við ræða hvernig hægt er að gera gagnagrunninn virkari.
Raða og sía
Að vinna með gagnagrunna gefur í fyrsta lagi möguleika á að skipuleggja, velja og flokka skrár. Tengdu þessar aðgerðir við gagnagrunninn okkar.
- Við veljum upplýsingar um reitinn sem við ætlum að skipuleggja. Smelltu á "Raða" hnappinn sem er staðsettur á borði í flipanum „Gögn“ í verkfærakistunni Raða og sía.
Flokkun er hægt að framkvæma á næstum hvaða breytu sem er:
- stafrófsröð nafn;
- Dagsetning
- fjöldi o.s.frv.
- Í næsta glugga sem birtist verður spurningin hvort nota eigi aðeins svæðið sem er valið til að flokka eða stækka það sjálfkrafa. Veldu sjálfvirka stækkun og smelltu á hnappinn „Raða ...“.
- Röðunarstillingarglugginn opnast. Á sviði Raða eftir tilgreinið heiti reitsins sem það verður stýrt í gegnum.
- Á sviði „Raða“ sýnir nákvæmlega hvernig það verður framkvæmt. Fyrir DB er best að velja færibreytu „Gildi“.
- Á sviði „Panta“ gefðu til kynna í hvaða röð flokkunin verður framkvæmd. Fyrir mismunandi gerðir af upplýsingum eru mismunandi gildi birt í þessum glugga. Til dæmis fyrir textagögn - þetta mun vera gildið „Frá A til Ö“ eða „Frá Z til A“, og fyrir tölulegar - "Stígandi" eða "Lækkandi".
- Það er mikilvægt að ganga úr skugga um að í kringum gildi „Gögnin mín innihalda haus“ það var gátmerki. Ef það er ekki, þá þarftu að orða það.
Eftir að hafa slegið inn allar nauðsynlegar færibreytur, smelltu á hnappinn „Í lagi“.
Eftir það verða upplýsingarnar í gagnagrunninum flokkaðar eftir tilgreindum stillingum. Í þessu tilfelli flokkuðum við eftir nöfnum starfsmanna fyrirtækisins.
- Eitt þægilegasta verkfærið þegar unnið er í Excel gagnagrunni er sjálfstætt filter. Við veljum allt svið gagnagrunnsins í stillingarreitnum Raða og sía smelltu á hnappinn „Sía“.
- Eins og þú sérð, eftir það í frumunum með reitinn nöfn birtust myndrit í formi hvolftra þríhyrninga. Við smellum á táknið í dálkinum sem gildi okkar ætlum að sía. Taktu hakið úr gildunum sem við viljum fela færslur í glugganum sem opnast. Eftir að valið er valið smellirðu á hnappinn „Í lagi“.
Eins og þú sérð, eftir það voru línurnar sem innihéldu gildin sem við hakuðum úr falin af töflunni.
- Til þess að skila öllum gögnum á skjáinn smellum við á táknið í dálkinum sem var síaður og í glugganum sem opnast, merktu við reitina gegnt öllum atriðunum. Smelltu síðan á hnappinn „Í lagi“.
- Smelltu á hnappinn til að fjarlægja síunina alveg „Sía“ á segulbandinu.
Lexía: Raða og sía gögn í Excel
Leitaðu
Ef það er stór gagnagrunnur er þægilegt að leita í honum með sérstöku tæki.
- Til að gera þetta, farðu á flipann „Heim“ og á borði í verkfærakistunni „Að breyta“ smelltu á hnappinn Finndu og undirstrikaðu.
- Gluggi opnast þar sem þú vilt tilgreina viðeigandi gildi. Eftir það skaltu smella á hnappinn „Finndu næsta“ eða Finndu alla.
- Í fyrsta lagi verður fyrsta reitinn þar sem tilgreint gildi er virk.
Í öðru tilvikinu er allur listinn yfir frumur sem inniheldur þetta gildi opnaður.
Lexía: Hvernig á að leita í Excel
Frystið svæði
Þegar þú býrð til gagnagrunn er þægilegt að laga hólf með nöfnum færslna og reita. Þegar þú vinnur með stórum gagnagrunni er þetta einfaldlega nauðsynlegt skilyrði. Annars þarftu stöðugt að eyða tíma í að fletta í gegnum blaðið til að sjá hvaða röð eða dálkur samsvarar ákveðnu gildi.
- Veldu klefann, svæðið efst og vinstra megin sem þú vilt laga. Það verður staðsett strax undir hausnum og til hægri við nöfn færslanna.
- Að vera í flipanum „Skoða“ smelltu á hnappinn „Læstu svæði“staðsett í verkfærahópnum „Gluggi“. Veldu gildið í fellivalmyndinni „Læstu svæði“.
Nú munu nöfn reita og gagna alltaf vera fyrir augum þínum, sama hversu langt þú flettir í gagnablaðinu.
Lexía: Hvernig á að festa svæði í Excel
Falla niður lista
Fyrir suma reiti töflunnar er best að skipuleggja fellilista svo notendur geti aðeins tilgreint ákveðnar breytur þegar þeir bæta við nýjum gögnum. Þetta skiptir td máli fyrir reit „Paul“. Reyndar eru aðeins tveir möguleikar: karl og kona.
- Búðu til viðbótarlista. Það verður þægilegast að setja það á annað blað. Í henni tákum við lista yfir gildi sem munu birtast í fellilistanum.
- Veldu þennan lista og smelltu á hann með hægri músarhnappi. Veldu í valmyndinni sem birtist "Úthluta nafni ...".
- Gluggi sem við þekkjum þegar opnast. Í samsvarandi reit úthlutum við nafni á svið okkar, samkvæmt skilyrðunum sem nefnd eru hér að ofan.
- Við komum aftur á blaðið með gagnagrunninum. Veldu svið sem fellivalmyndinni verður beitt til. Farðu í flipann „Gögn“. Smelltu á hnappinn Gagnasannprófunstaðsett á borði í verkfærakistunni „Vinna með gögn“.
- Glugginn til að athuga sýnileg gildi opnast. Á sviði „Gagnategund“ setja rofann í stöðu Listi. Á sviði „Heimild“ setja skiltið "=" og strax eftir það, án pláss, skrifaðu nafnið á fellilistanum, sem við gáfum honum aðeins hærra. Eftir það skaltu smella á hnappinn „Í lagi“.
Þegar þú reynir að slá inn gögn á svæðinu þar sem takmörkunin var stillt birtist listi þar sem þú getur valið á milli skýrt stilla gilda.
Ef þú reynir að skrifa handahófskennda stafi í þessar hólf birtast villuboð. Þú verður að fara aftur og slá inn réttar færslur.
Lexía: Hvernig á að búa til fellilista í Excel
Auðvitað, Excel er óæðri í getu sinni miðað við sérhæfð forrit til að búa til gagnagrunna. Hins vegar hefur það verkfæri sem í flestum tilvikum munu fullnægja þörfum notenda sem vilja búa til gagnagrunn. Í ljósi þess að Excel-aðgerðir, í samanburði við sérhæfð forrit, eru þekktir fyrir venjulega notendur miklu betur, í þessu sambandi hefur þróun Microsoft jafnvel nokkra yfirburði.
