Því oftar sem þú færð og sendir bréf, því meiri samsvörun er geymd á tölvunni þinni. Og auðvitað leiðir þetta til þess að diskurinn klárast. Einnig getur þetta valdið því að Outlook einfaldlega hættir að taka við tölvupósti. Í slíkum tilvikum ættir þú að fylgjast með stærð pósthólfsins og eyða nauðsynlegum bréfum ef nauðsyn krefur.
Til að losa um pláss er þó ekki nauðsynlegt að eyða öllum bréfum. Það mikilvægasta er einfaldlega hægt að geyma. Við munum útskýra hvernig á að gera þetta í þessari kennslu.
Alls veitir Outlook tvær leiðir til að geyma póst. Sú fyrsta er sjálfvirk og önnur er handvirk.
Sjálfvirk skilaboð geymslu
Byrjum á þægilegustu leiðinni - þetta er sjálfvirk póstgeymsla.
Kostir þessarar aðferðar eru að Outlook geymir tölvupóst sjálfan sig án þátttöku þinnar.
Ókostirnir fela í sér þá staðreynd að öll bréf verða geymd, bæði nauðsynleg og óþörf.
Til að stilla sjálfvirka geymslu, smelltu á hnappinn „Valkostir“ í valmyndinni „File“.
Farðu næst á flipann „Ítarleg“ og í „Sjálfvirkt skjalasafn“ hópinn, smelltu á hnappinn „Sjálfvirkt skjalasafn“.
Nú er eftir að setja nauðsynlegar stillingar. Til að gera þetta skaltu haka við reitinn „Sjálfvirkt skjalasafn alla ... daga“ og hér setjum við geymslu tímabilið í daga.
Næst skaltu stilla stillingarnar eins og þú vilt. Ef þú vilt að Outlook biðji um staðfestingu áður en byrjað er á geymslu, veldu síðan gátreitinn „Biðja um sjálfvirkt skjalasafn“, ef þetta er ekki krafist, hreinsaðu þá gátreitinn og forritið mun gera allt á eigin spýtur.
Hér að neðan er hægt að stilla sjálfvirka eyðingu gamalla bréfa, þar sem einnig er hægt að stilla hámarks „aldur“ bréfsins. Og einnig ákvarða hvað eigi að gera við gömul bréf - færa þau í sérstaka möppu eða einfaldlega eyða þeim.
Þegar þú hefur gert nauðsynlegar stillingar geturðu smellt á hnappinn „Nota stillingar í allar möppur“.
Ef þú vilt velja möppurnar sem þú vilt geyma sjálfur, þá verðurðu í þessu tilfelli að fara í eiginleika hverrar möppu og stilla sjálfvirka geymslu þar.
Og að lokum, smelltu á „Í lagi“ til að staðfesta stillingarnar.
Til að hætta við sjálfvirka geymslu nægir það að haka við reitinn „Geymsla sjálfkrafa á hverjum ... degi“.
Handvirk geymsla bréfa
Nú munum við greina handvirka geymsluaðferðina.
Þessi aðferð er nokkuð einföld og þarfnast engar viðbótarstillinga frá notendum.
Til að senda bréf til skjalasafnsins þarftu að velja það á bréfalistanum og smella á hnappinn „Archive“. Til að geyma hóp bréfa er nóg að velja nauðsynlega stafi og ýta síðan á sama hnapp.
Þessi aðferð hefur einnig sína kosti og galla.
Plúsin felur í sér þá staðreynd að þú sjálfur velur hvaða stafir þurfa að geyma. Jæja, mínus er handvirk skjalavörður.
Þannig veitir Outlook póstforritið notendum sínum nokkra möguleika til að búa til skjalasafn með bréfum. Til að fá meiri áreiðanleika geturðu notað hvort tveggja. Það er, til að byrja með, stilla sjálfvirkt geymslu og síðan, eftir þörfum, senda bréf til skjalasafnsins sjálfur og eyða óþarfa.
